Comment organiser une soirée de fin d’année pour votre entreprise en 5 points ?
A la fois excitant et stressant, organiser la fête de fin d’année de son entreprise peut parfois virer au cauchemar. Voici nos conseils afin de vivre l’organisation de cet événement sainement :
1) Sélectionner le lieu adapté
Le choix du lieu va déprendre de plusieurs facteurs ; combien avez-vous de convives, quel type de soirée souhaitez-vous organiser, quel est votre budget, d’où viennent les invités et comment se déplacement-ils ? Lorsque vous aurez répondu à ces questions, vous aurez une vision plus clair du lieu que vous recherchez. Ne tardez pas pour contacter l’établissement, car certaines dates sont très prisées.
Par sa grandeur, le SwissTech Convention Center est un lieu adapté aux grands groupes. Nous sommes aussi facilement accessibles en transport public grâce au Métro M1 et dès 17h les parkings de l’EPFL sont libres et gratuits.
2) Envoyer un « Save the Date »
Lorsque vous aurez trouvé le lieu disponible à la bonne date pour votre événement, vous pouvez envoyer un « Save the Date » afin d’avoir le maximum de participants. Un « Save the Date » doit simplement indiquer la date et rien d’autre. L’invitation elle contient plus de précisions comme le lieu exact, les horaires précis, le dress code et la demande de confirmation.
3) La restauration un point clé
Vous seul connaissez vos convives, choisissez une option qui plaira au plus grand nombre. Pour respecter les régimes alimentaires prévoyez une option végétarienne. D’autre part, certaines personnes ne consomment pas d’alcool. Veillez à proposer des boissons sans alcool attractives tels que des jus exotiques ou des cocktails sans alcool. De même, si de l’alcool est consommé, pensez à organiser les retours par navettes, transports en commun ou avec des collaborateurs volontaires.
4) Le thème et les animations
Tout d’abord, choisissez le thème de la soirée. Celui-ci vous aiguillera sur des animations en adéquation. Il existe des centaines de possibilités, mais voici quelques exemples : spectacle, des clowns, des magiciens, un cours de danse, un cours de percussion, une remise d’Award etc. N’oubliez pas que les animations sont une formidable façon de fédérer les équipes. Un photobooth peut aussi être un élément sympa pour les soirées et ça laisse de bons souvenirs.
5) Communiquez et planifiez
Il sera important de communiquer sur l’événement en amont de celui-ci avec des affiches à la cafétéria par exemple et en envoyant un email général. N’oubliez pas d’indiquer : la date, le lieu, le thème, éventuellement le dress-code, les indications pour se rendre sur le lieu et les facilités de parking.
Dernier conseil, c’est dans le feedback que l’on trouve des axes d’amélioration. Après l’événement, faites un bilan des points forts de la soirée et des points qui pourront être améliorés. Vous pouvez même envoyer un petit questionnaire de satisfaction.
Cliquez ici, pour en savoir plus sur les possibilités qu’offre le SwissTech Convention Center.
