Cette soirée de Gala commença par un apéritif au Foyer Campus. Pour y accéder, les invités furent guidés par un tapis rouge et un chemin de lanternes et de fleurs les amenant devant la grande entrée du SwissTech Convention Center. Ils rejoignirent ensuite l’Auditoire A où des musiciens les attendaient. Une configuration nouvelle de l’auditoire fut testée pour cet évènement : la configuration cabaret, avec trois niveaux de gradins. Des tables étaient réparties sur cet espace où les invités entamèrent leur repas de Gala gastronomique servi par Eldora Traiteur SA.
Le dîner fut interrompu pour laisser place à la cérémonie de remise des prix qui se déroula sur la scène et qui fut retransmise en direct sur plusieurs chaînes de télévision. Par la suite, les invités reprirent le cours de leur repas jusqu’à 23h, marquant la fin de cette belle soirée.
Quel souvenir en garde Marie-Hélène Blain, l’Event Manager en charge de l’organisation et du bon déroulement de la soirée ?
« La retransmission de l’évènement fut un challenge intéressant. D’une part, cela nécessitait l’installation d’une infrastructure audio-visuelle conséquente et de nombreuses heures de montage. Les caméras imposaient beaucoup de contraintes d’un point de vue technique et au niveau de la sécurité. D’autre part, cette retransmission implique une grande précision. Il n’y avait pas de place pour l’improvisation ou pour l’« à peu près ». Il a fallu beaucoup de temps de montage, un timing précis et un souci du détail important puisque les clients avaient beaucoup d’attente en terme de qualité. La collaboration avec l’équipe de European Athletics et avec Swisscom Media qui était en charge du broadcast fut un grand succès, ce qui nous facilita la tâche. Ce travail d’équipe efficace fut la clé de la réussite de cet évènement. Eldora Traiteur SA aussi avait beaucoup de responsabilités: la qualité des mets devait être très élevée, ils avaient un horaire à respecter précisément et le service devait être efficace mais particulièrement silencieux à cause de la retransmission. »