Belinda Haas
Belinda Haas

Delivering a successful and safe event during Covid-19

Comment organiser un événement en temps de Covid ? En août dernier, le SwissTech Convention Center a relevé ce défi et a accueilli 600 participants pour un congrès exceptionnel. Puis nous avons renouvelé cette expérience à plusieurs reprises et avons appris de bonnes pratiques sur le sujet. Nous avons décidé de vous les partager dans un événement 100% virtuel ; le premier webinar du SwissTech Convention Center intitulé « Organiser un événement réussi et sûr pendant le Covid-19 ».

Retour sur l’un des premiers grands congrès depuis le début de la pandémie de Covid-19 :

Le congrès annuel de la Société Suisse d’Ophtalmologie s’est déroulé durant 3 jours et a accueilli près de 600 participants. Le SwissTech Convention Center et le département de sécurité de l’EPFL, en étroite collaboration avec les organisateurs, ont mis en place toutes les mesures de protection sanitaire nécessaire afin de garantir la sécurité de chacun. Grâce à ces mesures, aucun cas de Covid-19 n’a été déclaré.

Offrir aux participants l’expérience d’un congrès « normal » était l’un des principaux objectifs. Les participants ont été divisé en deux groupes de 300 personnes. Ainsi une partie des participants ont vu les conférences en live et l’autre partie en streaming. Un système a été mis en place afin de permettre à tous les participants de poser leurs questions. Tout a été dupliqué ; deux zones de toilettes, deux zone de restauration, à l’exception de la zone d’exposition. Ainsi en milieu de journée, nous avons fait une rotation des deux groupes, intercalée par une désinfection complète des espaces, afin de permettre à tous les participants de visiter la zone d’exposition.

Nos recommandations pour assurer le succès et la sécurité d’un événement en 3 points :

  • Collaboration

La collaboration est la clé du succès pour tous les événements, mais en cette période c’est d’autant plus important. Bien collaborer, permet l’anticipation. Et l’engagement de chacun à trouver différents scénarios est crucial.

  • L’expertise technologique

La technologie est aujourd’hui l’outil qui permet de rassembler les gens. C’est la solution pour donner un bon spectacle et inspirer son audience. Pas toujours facile à maitriser, vous devez cependant être à l’aise et confiant avec la technologie, pour cela, entourez-vous d’une équipe de professionnels

  • Communication

Enfin, la communication – pour gérer les attentes et maintenir un dialogue ouvert qu’il soit opportun, régulier et détaillé.

Vous souhaitez suivre l’intégralité du Webinar et obtenir tous nos conseils pour organiser un événement durant cette période particulière ? Vous souhaitez avoir des conseils sur l’organisation d’un événement virtuel ou hybride ? Demandez le lien à l’adresse communication@stcc.ch pour visionner le webinar, vous y trouverez toutes les réponses à vos questions.