La sécurité durant votre événement

De quels aspects sécuritaires doit-on tenir compte lors de l’organisation d’un événement au STCC ?

La très grande majorité des événements organisés au STCC se déroule sans encombre depuis avril 2014, mais il arrive que des imprévus gâchent la fête. A quels aspects un organisateur doit-il être attentif lors de la phase préparatoire de son événement ? 

Plusieurs points sont à prendre en considération afin de déterminer si des mesures sécuritaires devront être envisagées : 

Type d’événement : est-ce une réunion de travail, de présentation d’un produit, de partage de connaissance, une assemblée générale ou encore est-ce un événement festif ? 

Taille de l’événement : prévoit-on moins de 100 invités, moins de 500 invités ou plus de 1500 invités ? Logiquement, plus la foule est grande et plus les risques augmentent. 

Caractéristiques du public-cible : en particulier, on pense à l’âge des participants. La réunion des retraités d’une entreprise ne représentera pas les mêmes risques que la réunion de participants plus jeunes. 

Horaire et programme de l’événement : la consommation d’alcool peut devenir problématique, en particulier lors d’un événement festif. Il est possible que certaines personnes aient bu trop d’alcool lorsqu’une fête de fin d’année avec DJ et piste de danse est organisée dans le centre, si bien que des mesures doivent être prévues et mises en oeuvre ;

Le domaine d’activité de l’organisateur : certains domaines d’activité sont susceptibles d’engendrer plus de problèmes que d’autres. Par exemple, la réunion d’un producteur d’énergie nucléaire peut attirer des défenseurs de l’écologie. 

 

Les aspects sécuritaires doivent être envisagés sous quatre angles : 

Service d’ordre

Surveillance & Contrôle

Samaritains

Pompiers

Le service d’ordre doit décourager toute tentative visant à déranger le bon déroulement d’une manifestation. Travaillant toujours au moins par paire, le personnel de service d’ordre est visible, autour et dans la manifestation. Sa présence est aussi de nature à rassurer les invités. Il peut en outre être engagé lorsque le thème de la conférence est de nature secrète ou confidentielle. 

Le personnel de surveillance et de contrôle se positionne en général à proximité de l’accueil, il vérifie les identités, enregistre les invités et leur octroie éventuellement un badge d’accès. Il peut parfois valider les entrées dans le centre, en prenant une photo de chaque invité et en imprimant les cartes d’accès personnalisées.

Les samaritains sont à disposition lorsqu’une personne fait un malaise. Ils assurent les premiers secours, connaissent les gestes qui sauvent et peuvent réagir immédiatement. Il est primordial que le délai entre un problème constaté et les premiers secours soit réduit au minimum. Assurer la présence de samaritains pendant un événement permet de minimiser ce type de risques. En général, la présence de samaritains est obligatoire dès 500 personnes. 

Il peut arriver qu’un organisateur doive couper les alarmes incendie du centre afin d’organiser des machines à fumée sur l’espace qui servira de piste de danse à son événement. C’est possible mais cela oblige l’organisateur à prévoir la présence de pompiers (et de leur matériel) pendant toute la durée de l’événement. En cas de problème, le fait que les pompiers soient sur place sécurise l’ensemble de la manifestation. 

Le personnel du STCC et le département de la sécurité de l’EPFL (DSPS : Domaine Sécurité, Prévention et Santé) se tiennent à disposition des organisateurs pour évaluer les potentiels risques liés à l’organisation d’un événement et proposer des solutions adaptées. 

En collaboration avec l’EPFL, le STCC peut proposer ces prestations de sécurité, mais l’organisateur est libre de choisir toute entreprise externe spécialisée, pour autant qu’elle soit officiellement agréée dans son secteur d’activité.

Que ce soit via le STCC, ses partenaires ou des entreprises externes, un organisateur devrait toujours vouloir anticiper. On semble moins pris de court et au dépourvu lorsqu’on a prévu l’inimaginable, et cela permet de gérer de la meilleure manière toute situation devenant brusquement stressante. Une réaction mesurée et organisée sera également de nature à calmer et rassurer les invités présents. 

Plus une personne a prévu et organisé la sécurité de son événement, moins grandes seront les éventuelles conséquences de problèmes inattendus sur le déroulé de la manifestation. 

Écrit par Cédric Hale-WoodsWritten by Cédric Hale-Woods, le 09.11.2016